Automatisations Prospection

ÉTAPE 1 — IMPORT CSV

📋 Données importées depuis les CSV

Source : Octoparse (Pages Jaunes) ou Google Maps — Upload via ProspectHub avec détection automatique du format

🏢 Enseigne

📚 Catégorie

📞 Téléphone

📍 Adresse

🏠 Ville

💌 Code postal

🌐 Site web

🔢 SIREN / SIRET

🔗 URL source

+ champs contact ajoutés manuellement : Prénom, Nom, Email, Poste, Tél. contact

ÉTAPE 2 — PROSPECTHUB (WEB APP)

🎯 Le commercial choisit un statut

⚠️

Règle de création HubSpot : pour qu'une fiche prospect soit créée dans HubSpot, il faut au moins une adresse email renseignée dans le panneau « Informations du contact ». Sans email, aucun contact n'est poussé vers HubSpot (pas de log, pas de relance possible). Nom + prénom sont fortement recommandés pour la personnalisation des emails. Le téléphone est optionnel : l'app pré-remplit automatiquement le numéro de l'entreprise si vide.

#	Statut	Température	Phase HubSpot	Actions automatiques
1	À contacter	⚪ Neutre	Nouveau prospect	Aucune action
2	Mail de contact	📧 Neutre	Tentative de contact	📝 Note ⏰ Rappel 5 jours 📧 Présentation offre
3	Ne répond pas	🟠 Neutre	Tentative de contact	📝 Note ⏰ Rappel 5 jours 📧 Appel sans réponse
4	Injoignable	❌ Froid	Tentative de contact	📝 Note Aucune tâche ni email
5	Message vocal	🟠 Neutre	Tentative de contact	📝 Note ⏰ Rappel 5 jours 📧 Appel sans réponse
6	Rappel programmé	🟡 Chaud	Contact établi	📝 Note ⏰ Rappel date choisie 📧 Présentation offre
7	RDV pris	✅ Chaud	RDV planifié	📝 Note 📅 Tâche RDV 📧 Confirm. RDV 📧 Offre + Brochure
8	Déjà en partenariat	❌ Fermé	Perdu	📝 Note Aucune tâche
9	Hors cible	❌ Froid	Perdu	📝 Note Aucune tâche ni email
10	Pas intéressé	❌ Froid	Perdu	📝 Note 📧 Suite échange
11	A raccroché	❌ Froid	Perdu	📝 Note 📧 Pas intéressé

ÉTAPE 3 — WORKFLOWS N8N CLOUD → HUBSPOT

⚡ Automatisations déclenchées

3 workflows sur n8n Cloud (getgarsen.app.n8n.cloud) — Pipeline géré via phase_de_prospection sur le Contact (pas de Deal)

🏢 Entreprise

Recherche par nom. Créée si elle n'existe pas, avec adresse, SIREN, site web, téléphone.

👤 Contact

Recherche par email/téléphone. Créé ou mis à jour avec prénom, nom, poste, téléphone. phase_de_prospection mise à jour.

🔗 Association

Le contact est automatiquement associé à l'entreprise dans HubSpot (typeId 279).

📝 Note CRM

Créée systématiquement avec : date, statut, commercial, score, notes du commercial. Associée au contact (typeId 202).

⏰ Tâche de rappel

Créée selon le statut :
• Mail de contact → 5 jours
• Ne répond pas → 5 jours
• Message vocal → 5 jours
• Rappel → date choisie

📅 Tâche RDV

Si RDV pris : tâche "Préparer RDV" créée à la date du rendez-vous, assignée au commercial (typeId 204).

📧 Emails Mailjet

Le commercial coche l'envoi dans ProspectHub. 4 templates, chacun logué dans HubSpot comme objet Email (typeId 198).

🔍 Check Contact

Vérification par SIREN si le contact existe déjà dans HubSpot avant import. Retourne la phase en cours.

📬 Détail des emails envoyés via Mailjet

📧 Email 1 — Confirmation RDV + Brochure

Quand : Statut = RDV pris + case cochée
Contenu : Confirmation du créneau + présentation Stafy
Pièce jointe : Brochure choisie (Franchise, Généraliste, Comptable ou Agence Web)
Template Mailjet : #7813931

📧 Email 2 — Présentation offre + Brochure

Quand : Rappel ou RDV pris + case cochée
Contenu : Présentation de l'offre Stafy
Pièce jointe : Brochure choisie
Template Mailjet : #7813996

📧 Email 3 — Appel sans réponse

Quand : Statut = Ne répond pas ou Message vocal + case cochée
Contenu : "Nous avons essayé de vous joindre" + présentation
Pièce jointe : Brochure (optionnel)
Template Mailjet : #7854681

📧 Email 4 — Suite échange (pas intéressé)

Quand : Statut = Pas intéressé ou A raccroché + case cochée
Contenu : "Merci pour votre temps" + présentation Stafy
Pièce jointe : Aucune
Template Mailjet : #7891687

Tous les emails sont envoyés via Mailjet API (From: contact@stafy.fr, ReplyTo: email du commercial) et logués dans HubSpot CRM (objet Email associé au contact, typeId 198).

Confirmation RDV : inclut fichier .ics (invitation calendrier Europe/Paris) + liens "Ajouter à Google Calendar" / "Ajouter à Outlook".

Subject dynamique : Confirmation de notre RDV / Découvrez notre offre / Suite à mon appel / Merci pour votre temps.

ÉTAPE 4 — 3CX CALL TRANSCRIPT (AUTOMATIQUE)

🎧 Analyse IA des appels

Déclenché automatiquement après chaque changement de statut. Attend 3 min puis récupère l'enregistrement 3CX.

1. WEBHOOK

Reçoit le numéro de téléphone + enseigne

2. WAIT 3 MIN

Le temps que 3CX logue l'appel dans HubSpot

3. SEARCH CALL

Cherche le dernier appel HubSpot avec ce numéro

4. DOWNLOAD WAV

Télécharge l'enregistrement depuis formaxe.on3cx.fr

5. GROQ WHISPER

Transcription gratuite (whisper-large-v3, français)

6. GPT-4o

Résumé + Besoin + Budget + Urgence + Objections + Next Step

Exemple de fiche appel enrichie

[TRANSCRIT] 🧠 RÉSUMÉ: Échange avec le dirigeant de ABC Conseil, intéressé par l'offre franchise Stafy. 🎯 BESOIN: Solution de gestion comptable pour 12 agences. 💰 BUDGET: Environ 40k€/an, budget validé en interne. ⚡ URGENCE: Moyenne — renouvellement contrat actuel dans 3 mois. 🚧 OBJECTIONS: Souhaite voir une démo avant de s'engager. 👉 NEXT STEP: Envoyer la brochure et planifier un RDV démo.

✅ En ligne — n8n : [PROSP] 3CX Call Transcript Groq Whisper (gratuit) GPT-4o (analyse)

ÉTAPE 5 — BRIEF PRÉ-RDV (CRON QUOTIDIEN 6H)

📋 Synthèse IA avant chaque rendez-vous

Tous les matins à 6h, pour chaque contact en rdv_planifié, le brief est généré et ajouté comme note sur la fiche HubSpot.

[BRIEF PRE-RDV] 💼 Résumé Situation Baptiste Test est un contact récent (3 mois). CA actuel 47 020€ — Palier 40K atteint. 🎯 Performance CA 16 deals actifs dont 8 en "Financement demandé", 4 en "En traitement". 💡 Points d'Attention Plusieurs deals en phase "presentation scheduled" — opportunité de convertir. Dossier Malik Rossanaly bloqué (injoignable). 📰 Actualités Exploitables Ouverture de Parcoursup — accroche possible sur la formation. 🎯 Conseil de Relance Mettre en avant les succès (47k€), proposer solutions pour deals en attente.

✅ En ligne — n8n : Cron 6h + Brief Pre-RDV HubSpot Payant + Gratuit (cross) GPT-4o + Serper News

ÉTAPE 6 — GEMINI MEET TRANSCRIPT (CRON HORAIRE)

💻 Analyse IA des réunions Google Meet

Toutes les heures, le workflow itère sur chaque commercial @formaxe.com (Nathan, Mickael, William, Carine, Héla), impersonne son compte via délégation domain-wide, cherche les nouveaux transcripts Gemini dans son Drive, identifie le prospect, analyse le contenu avec GPT-4o, et crée une note sur la fiche HubSpot.

👤

5 commerciaux

Loop par user Drive

🔑

JWT + Service Account

Impersonate @formaxe.com

🔍

Search Drive

"Notes par Gemini" < 2h

📄

Export texte

Chips Gemini → emails

🤖

GPT-4o

Résumé / Besoins / Score

💻 [TRANSCRIPT RDV] RDV Découverte Stafy - Dupont Consulting - 2026/04/09 14:30 CEST - Notes par Gemini Résumé M. Dupont dirige un cabinet de conseil RH de 12 salariés à Lyon. Il cherche à proposer des formations certifiantes à ses clients TPE/PME via un partenariat. Intéressé par le modèle Stafy (formations 100% financées, CA complémentaire). Souhaite un pilote sur 3 mois. Besoins identifiés - Catalogue formations adapté TPE/PME (management, digital, sécurité) - Intégration avec son CRM existant (Salesforce) - Support dédié pour le montage des dossiers OPCO Objections / Freins - Déjà en discussion avec un autre OF (mais pas encore signé) - Inquiétude sur les délais de financement OPCO Prochaines étapes - Envoyer proposition commerciale + brochure franchise - Planifier démo plateforme semaine prochaine Score intérêt : 4/5

✅ En ligne — n8n : Gemini Meet Transcript (19 nodes, multi-user) Google Drive API + Service Account GPT-4o analyse Dédup par Doc ID

ÉTAPE 7 — POST-RDV DRAFT EMAIL (CHAÎNÉ À GEMINI)

📧 Génération automatique d'emails de suivi en brouillon

Dès que le workflow Gemini crée une note [TRANSCRIPT RDV] sur un contact en phase_de_prospection = rdv_realise, ce workflow est déclenché (fire-and-forget) : il récupère les détails contact/owner, fetch le profil commercial (phone/title) depuis Supabase, demande à GPT-4o de rédiger un mail de suivi personnalisé basé sur le transcript brut, et sauvegarde le résultat comme brouillon HubSpot associé au contact et au commercial propriétaire.

🔁

Webhook fire-and-forget

Appelé par Gemini

✅

Filtre phase

Uniquement rdv_realise

📚

Profil Supabase

phone + title du commercial

🤖

GPT-4o JSON mode

subject + body HTML

📝

Email DRAFT HubSpot

Associé contact + owner

Sujet: Retour sur notre RDV et prochaines étapes Bonjour Jean Marc, Je tenais à vous remercier pour le temps que vous m'avez accordé lors de notre rencontre. J'ai été ravi de discuter avec vous de vos projets pour ISALIS. Nous avons abordé votre souhait de relancer l'activité de formation avec un focus sur l'intégration des thématiques IA, SEO et réseaux sociaux dans votre nouveau catalogue. Concernant le financement, je note que vous ciblez des budgets entre 1500 et 20000€ par dossier via OPCO/FAF. Je vais procéder à l'envoi du contrat via Yousign, comme convenu. Chez Stafy, nous nous positionnons comme un centre de formation externalisé clé en main, idéal pour des agences web comme ISALIS... Cordialement, Nathan BUKALA Chargé de développement — Stafy 01 84 75 47 20 — nathan@formaxe.com

✅ En ligne — n8n : Post-RDV Draft Email (10 nodes) Supabase REST (commercials.phone/title) HubSpot Email DRAFT Transcript brut utilisé

DÉTAILS

📋 Exemple de note CRM (changement de statut)

📞 Appel du 08/04/2026 — Message vocal laissé Commercial : Nathan BUKALA Score : ⭐⭐⭐ (3/5) 📧 Email envoyé : Appel sans réponse Notes : Secrétaire m'a dit de rappeler en fin de semaine, le dirigeant est en déplacement.

📎 Brochures disponibles (pièces jointes email)

📄

Franchise

Stafy_franchise.pdf

📄

Généraliste

Stafy_generaliste.pdf

📄

Comptable

Stafy_comptable.pdf

📄

Agence Web

Brochure_Agence_Web.pdf

ARCHITECTURE

🚀 Stack technique

💻

ProspectHub

Next.js 15 + Supabase

Vercel hosting

⚡

n8n Self-hosted

4 workflows

Webhooks POST

💼

HubSpot CRM

API v3/v4 + OAuth2

phase_de_prospection

✉

Mailjet

4 templates email

Basic Auth API

Octoparse (Pages Jaunes / Google Maps)
        ↓
    CSV brut
        ↓
ProspectHub (upload + nettoyage + scoring)
        ↓
Supabase (PostgreSQL + RLS)
        ↓
n8n self-hosted webhooks (4 workflows + 3CX + Gemini transcript)
        ↓
HubSpot CRM (contacts + companies + notes + tasks + emails)
        ↓
Mailjet (4 templates email + .ics invitation)
        ↓
3CX (enregistrement appel) → Groq Whisper → GPT-4o → HubSpot [TRANSCRIT]